外国人が日本の在留資格を取得する場合、会社や学校、研修機関といった団体に所属することが一般的です。たとえば日本の会社に就職する、日本の学校に留学するといった具合です。

とはいえ留学生はいずれ卒業します。在留期間中に転職する外国人も少なくありませんし、会社の名前や所在地が変わったり、倒産などで会社が消滅することもあるでしょう。また在留者の配偶者や日本人の配偶者として在留資格を取得していた人が、配偶者と離婚や死別してしまうケースも考えられます。

このようなときに必要な手続きが「所属機関等に関する届出」です。出入国管理及び難民認定法（入管法）の第19条の16によると、この届出には「活動機関に関する届出手続」「契約機関に関する届出手続」「配偶者に関する届出手続」の3種類があります。

なおいずれの届出手続も、2012年7月9日以降に上陸許可・在留資格変更許可・在留期間更新許可等を受けた人が対象です。

「活動機関に関する届出手続」（第19条の16第1号）の対象となるのは、以下の在留資格を持つ人たちです。

• 教授
• 高度専門職（1号ハ・2号ハ）
• 経営・管理
• 法律・会計業務
• 医療
• 教育
• 企業内転勤
• 技能実習
• 留学
• 研修

これらの在留資格で滞在している間に、所属機関の名称や所在地が変わったり、倒産や合併などで所属機関が消滅した場合、あるいは在留者が所属機関から離脱・移籍した場合は届出が必要です。

なお資格外活動許可を受けている留学生が所属機関（学校）を変更したり離脱したりすると、資格外活動の許可は無効となるため注意が必要です。

「契約機関に関する届出手続」（第19条の16第2号）の対象となるのは、以下の在留資格を持つ人たちです。

• 高度専門職（1号イ・1号ロ・2号イ・2号ロ）
• 研究
• 技術・人文知識・国際業務
• 介護
• 興行（日本の機関との契約で活動している場合）
• 技能
• 特定技能

これらの在留資格で滞在中、契約機関の名称や所在地が変わったり、倒産や合併などで契約機関が消滅した場合、あるいは在留者との契約が終了したり在留者が移籍したりした場合は届出が必要です。

「配偶者に関する届出手続」（第19条の16第3号）の対象となるのは、以下の在留資格を持つ人たちです。

• 家族滞在（配偶者）
• 日本人の配偶者等（日本人の配偶者）
• 永住者の配偶者等（永住者や特別永住者の配偶者）

これらの在留資格で滞在中、配偶者と「離婚」もしくは「死別」した場合は届出が必要です。

ここからは、所属機関等に関する届出の手続方法について説明します。

所属機関等に関する届出手続の届出期間は「変更が生じた日から14日以内」です。

2012年7月の法改正前までは「在留資格の更新時」に届出をすればOKでしたが、改正後は届出期間がぐっと短くなっているため注意が必要です。

所属機関等に関する届出手続に必要な書類は以下の2点です。

• 届出事項が記載された「届出書」
• 現在所持している「在留カード」

届出書に決められた書式はありませんが、出入国在留管理庁のWEBサイトに掲載されている「届出参考様式」を利用すると良いでしょう。

所属機関等に関する届出手続の手数料は無料です。ただし郵送で提出する場合は、郵便代の実費が必要になります。

所属機関等に関する届出手続の届出先は、以下の3通りです。

①窓口への持参

申請者の居住地を管轄する「最寄りの地方出入国在留管理官署」もしくは全国11か所の「外国人在留総合インフォメーションセンター」の窓口に、必要書類を提出します。

②郵送

東京出入国在留管理局に「届出書」と「在留カードのコピー」を郵送します（封筒の表に「届出書在中」と朱書きすること）。郵送先の住所は以下の通りです。

〒160-0004 東京都新宿区四谷一丁目6番1号四谷タワー14階

 東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当

③インターネット

出入国在留管理庁の「電子届出システム」からインターネット経由で手続きを行います。電子届出システムを初めて利用する場合は、あらかじめ「利用者情報入力」から登録が必要です。

中長期在留者の所属機関が変わった場合、本人だけでなく所属機関（受入側）も届出手続を行う必要があります。ただしこの手続きについてはいくつか注意点があります。

一つ目の注意点として、「雇用」の場合この手続きは必要ありません。これは外国人を雇用する企業に「外国人雇用状況の届出」という別の届出が義務付けられているためです。雇用ではなく、あくまで「受入れ」の場合のみ所属機関による届出手続が必要とされています。

二つ目の注意点は、所属機関による届出手続が「努力義務」という点です。入管法第19条の17には「当該中長期在留者の受入れの開始及び終了その他の受入れの状況に関する事項を届け出るよう努めなければならない」と書かれています。強制的な義務規定ではないため、仮に届出を怠ったとしても罰則はありません。

三つ目の注意点は、在留資格「特定技能」に関係する受入機関（特定技能所属機関）のみ、所属機関による届出手続が「義務規定」になることです（入管法第19条の18）。特定技能所属機関が新たに中長期在留者を受け入れた場合は、必ず届出をしなければなりません。

所属機関等に関する届出手続（中長期在留者が行う手続き）には、違反した場合の罰則が用意されています。

• 14日以内に届出を行わなかった場合：20万円以下の罰金
• 虚偽の届出をした場合：1年以下の懲役または20万円以下の罰金

現在のところ、届出をうっかり忘れたからといって一律に罰金を科されるケースはあまり見られません。しかし今後もそうとは限りませんし、仮に罰金が科されなくても、その後の在留資格審査（資格の変更や更新など）で在留期間が短縮されるなど不利な扱いを受けるケースがほとんどです。

所属機関による届出手続（受入側が行う手続き）の場合、届出手続が努力義務となっている所属機関には罰則がありません。一方で特定技能所属機関が届出をしなかったり、虚偽の届出をした場合は「30万円以下の罰金」が科せられます。

今回は中長期在留者に義務付けられている「所属機関等に関する届出手続」について説明しました。就職先や留学先が変更された場合、配偶者と離婚したり死別したりした場合などは、必ず14日以内に手続きを行わなくてはなりません。

とはいえ所属機関等に関する届出手続はとても簡単です。もし届出が必要になったら、ぜひこの記事を参考に挑戦してみてください。