在留申請オンラインシステムとは、オフィスや在宅勤務中の自宅から、24時間いつでも、手数料不要で、在留申請ができるシステムです。

ただし、申請手続が簡単になる便利なシステムといっても、注意しなければならない点はいくつかあります。

初めてオンラインで申請を行う場合は、まず利用申出として会社所在地最寄りの地方出入国在留管理署に必要書類を提出し、承認をもらう必要があります。

2020年7月より一部の方は利用申出も郵送でできるようになりましたが、それでも最初からコンピュータ上のデータのやり取りのみで完結できないことには留意しましょう。

しかし、利用申出の審査は一度とおりれば1年間利用可能となり、定期報告による更新もできるため、その後の手間を大幅に減らせます。

定期報告は更新の1ヶ月前までに行う必要があるため、その点も注意しましょう。

在留申請そのものが完了するまでに時間を要するため、余裕をもって申請したいと考えている人は多いでしょう。

初めてオンラインシステムで在留申請をする場合は、さらに半月以上の余裕をもって準備に取りかかることをおすすめします。

事前の利用申出の審査には、必要書類をそろえて提出してから1週間か長ければ半月ほどかかり、承認されてから利用するためのIDがメールで届くまで待つ必要があります。

必要書類のなかには、利用申出をする所属機関の概要資料や登記事項証明書なども含まれるため、資料をそろえる時間もとっておく必要があるので、早めに手続きを開始するとよいでしょう。

申請が簡便になるとはいえ本人が直接手続を行うことはできず、申請人である外国人本人が所属機関に依頼して申請することになっています。

また、外国人を雇用している機関は、在留申請の際には一度本人からの依頼を受け、地方出入国在留管理官署にオンラインで申請を提出する必要があります。

しかし依頼を受けた所属機関が直接手続を行う必要はなく、所属機関に依頼を受けた弁護士・行政書士や公益法人の職員による申請も可能です。

申請人と出入国在留管理帳の間に入る必要はあるとはいえ、専門家に依頼することで書類ミスなどによる時間のロスは避けられます。

2019年7月に一部がオンライン化され、2020年3月に可能な申請手続の種類が増えましたが、すべての申請手続がオンラインでできるわけではありません。

ちなみに、上記の日にオンラインシステムによる申請が可能になった申請には、以下のものがあります。

・2019年7月から可能な申請：在留期間更新許可申請と、それと同時に行われる再入国許可申請と資格外活動許可申請

・2020年3月から可能になった申請：在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留資格取得許可申請、就労資格証明書交付申請

これらの申請以外については2020年1月現在、オンラインシステムによる申請ができないため、注意が必要です。

なお、外国人の在留資格によって申請の対象となるかどうかが変わってくるため、対象となる在留資格であることも確認しておきましょう。